מחיקת מסמכים היא השלב האחרון בהקמת קרן הספרייה. כאשר מבוטלים, מנויים וחדרי קריאה משחררים את אחסונם מפרסומים שתופסים מקום, אך הם אינם דורשים לחלוטין מהקוראים. המסמך העיקרי השולט בהליך משיכת ספרים מהאוסף הוא "ההוראות על חשבונאות לקרן הספרייה", שאושרה בשנת 1998. על בסיסו תוכלו לפתח אלגוריתם פעולות משלכם של צוות הספריה בתהליך המחיקה סִפְרוּת.
הוראות
שלב 1
להקים עמלה למחיקת מסמכים מקופת הספרייה. זה צריך לכלול את מנהל הספרייה (הוא יהיה גם יו ר הוועדה), את סגנו, ראשי הרכישה, אחסון ספרים, הלוואות, חדר קריאה וספרנים ראשיים במחלקות אלה. אם הספרייה מתמחה (אוניברסיטה, בית ספר, ארגונים וכו '), דאגו לשלב מומחים מובילים בתחום פעילות הארגון בעבודת הנציבות. לדוגמה, הוועדה למחיקת ספרות מספריית האוניברסיטה צריכה לכלול סמני רקטורים לעבודה אקדמית ומדעית, כמו גם ראשי מחלקות מרכזיות.
שלב 2
הכן ספרות שיש להשליך אותה. ברוב הספריות מבחר הספרים שיישלף מהאוסף מתבצע באופן רציף. במהלך השנה העובדים מעלים מדף נפרד פרסומים ישנים שלא ניתנים לשחזור ולתיקון, עותקים משוכפלים, ספרים עם פגמים משמעותיים וכו '. במהלך בדיקות סדירות של חלקים מקופת הספרייה, נחשפים פרסומים אבודים, ספרות שאינה ליבת, כמו גם ספרים ומסמכים אחרים שאינם מבוקשים על ידי הקוראים ומיושנים בתוכן.
שלב 3
הכירו את חברי הוועדה עם הפרסומים שהוכנו לביטול. ההחלטה הסופית תתקבל על ידי מומחים לאחר ניתוח מקיף של כל פריט ופריט. יש לשים לב במיוחד להדרת ספרות שאיננה גרעינית ומיושנת. זה יכול לייצג, למשל, עניין היסטורי או השקפה יוצאת דופן של בעיה מדעית.
שלב 4
חלק ספרות לקבוצות על פי הסיבה למחיקה. עבור כל קבוצה, ערוך הצהרת מחיקה בשני עותקים (לחשבונאות ולספרייה). בה ציין את הרכב הוועדה, מספר הספרים שנמחקו, עלותם הכוללת והסיבה להוצאת ספרות מהקרן. על כל חברי הוועדה לחתום על המעשה. הקפידו לצרף אליו רשימה מלאה של פרסומים, ערוכה בצורת טבלה עם העמודות הבאות: - מספר לפי הסדר; - מספר מלאי של הפרסום; - מחבר, כותרת, שנת פרסום; - מחיר של אחד עותק; - מספר עותקים; - עלות כוללת.
שלב 5
רשום הערות לגבי מחיקת ספרות בכל צורות החשבונאות: ספר מלאי, ספר סיכום, כרטיסי רישום. מהקטלוגים המסורתיים והאלקטרוניים, הסר את הכרטיסים ותיאורי הפרסומים שנמשכו מהקרן.
שלב 6
להחליט לאן לשלוח את הפרסומים שהוצאו משימוש. ישנן מספר אפשרויות: מכירה לקוראים (אם אפשרות כזו קבועה בתקנות לשירותי ספריות בתשלום), העברה מיותרת לספריות ומרכזי מידע אחרים, מיחזור (פסולת נייר), סילוק. אם אתם מתכננים למכור ספרות, קבלו הסכמה מראש מההנהלה והודיעו על כך למחלקת הנהלת החשבונות בארגון.
שלב 7
שחרר את שטחי הספרייה מפרסומים שהוצאו משימוש בהתאם להחלטה שהתקבלה. הגש את המסמכים למחלקת הנהלת חשבונות וקבל אישור כי ספרות זו הוסרה מיתרת הספרייה.
