כאשר ארגון צובר תיעוד הדורש אחסון לטווח קצר או לטווח ארוך, יש צורך לארגן אותו ולהדק תיקיות עם כריכה רכה או קשה. לכל מקרה ספציפי עשויות להיות דרישות משלו לתכנון הארכיון ולרצף העבודה, מכיוון שאין תקני חקיקה מחמירים בתחום זה. עם זאת, הוא מגדיר את העקרונות הבסיסיים שאליהם פקידים מנוסים מקפידים בדרך כלל.
נחוץ
- - עיפרון עופרת שחור;
- - סמל פקידותי (או מכשיר UPD);
- - מהדק;
- - מחט תפירה;
- - חוט או חוט ניילון;
- - מספריים;
- - דף נייר לבן;
- - דבק נייר מכתבים;
- - כיסוי.
הוראות
שלב 1
לאחר בחינת ערך התיעוד, ספרו אותו על ידי הצבת מספר סידורי (בסדר כרונולוגי) בפינה הימנית העליונה של כל גיליון בעזרת עיפרון עופרת שחור. התחל עם המהפך הראשון; אין צורך למנות את רשימת הכותרות של המסמכים הכלולים והעמוד האחרון. ודא שהמספרים לא נכנסים לטקסט.
שלב 2
צרו שני זוגות חורים עם סמל משרדי מיוחד באמצע השוליים השמאליים של כל מסמך. כדי למנוע שערימת הניירות תתפרק, אבטח אותה בתוך מהדק. ככלל, פקידים מניחים חורים בקו אנכי ומשאירים לפחות 3 ס מ בין כל חור. אם לסדין יש שוליים צרים, אתה יכול להדביק רצועה לבנה לקצה.
שלב 3
השתמש במכונה מיוחדת לתיעוד מהבהב (UPD). זה יפחית משמעותית את העבודה שלך, מכיוון שבמכשיר זה אתה יכול לנקב ערימת מסמכים בעובי של 10 ס מ בכל פעם. קרא בעיון את ההוראות ועבוד בזהירות - המקדחה מתחממת מאוד.
שלב 4
התחל לתפור את התיקיה באמצעות חוט בנק מיוחד או חוט ניילון חזק ומחט תפירה. הבזק את הארכיון פעמיים לקבלת התחייבות מאובטחת. משוך את "הזנבות" הרופפים של הכבל (כ5-6 ס"מ) דרך החור האמצעי בצד התפר של "הספר" והקש קשר חזק.
שלב 5
גזור עיגול (בקוטר של כ -4 ס מ) מנייר לבן עבה והדבק איתו את הקשר. השתמש בדבק נייר מכתבים רגיל. תפוס את המדבקה עם חותם, הדבק את חתימת ההסמכה ותאריך תחתיה. אם התיקיה כבר שרוכה ללא דף אישור, מותר להדביק אותה בחלק הפנימי של הכריכה.
שלב 6
החליק את התיקייה השרוך לכריכה מיוחדת או כריוך מסמכים עם מכונה. לארכיון ארוך טווח מומלץ לבחור בכריכה קשה, במקרים אחרים "בגדי" קרטון או מנייר מצופה עבה מתאימים גם הם. בכל מקרה, זה צריך להיות מוצר הדפסה עסקי, המעוצב בהתאם לסגנון הארגוני.
